La Operación Renta es un hito importante para todas las empresas. Sin embargo, no es el único. “Tener una empresa sin orden financiero es como conducir un vehículo con los ojos vendados, sin reglas de tránsito y sin los papeles al día”, señala Ignacio Fuentes, CEO de Gael Cloud, un software de gestión de recursos empresariales.

Muchas firmas deciden planificar el año entrante a partir de marzo, algo que no es recomendado por los expertos. Muchos dicen que es fundamental hacerlo lo antes posible para prevenir inconvenientes y proyectar posibles escenarios financieros.

Es por eso que dejamos los principales consejos de los expertos para planificar, de forma ordenada, un nuevo año empresarial. Esto nos dijeron.

¿Modificar estructura jurídica?

A partir del 1 de enero todas las prestaciones de servicios están afectas a IVA. Este cambio es fundamental para algunos negocios, en especial aquellos que tienen un bajo porcentaje de ganancias.

Por esto, Benjamín Jordán, de la red expertosendeudas.cl, comenta que algunas firmas pueden modificar la estructura jurídica de su sociedad: “La empresa puede traspasar a precio ese aumento de 19% o bien ganar menos. Por ese motivo, 1.646 empresas cambiaron la forma en que estaba constituida su sociedad para no pagar IVA y no dejar de ser competitivos en el mercado. Para un empresario, la entrada en vigor de esta política lo puede arrastrar a la quiebra si sus márgenes son muy acotados”. 

Ojo con las obligaciones tributarias

Relacionado a lo anterior, es fundamental conocer con anticipación el resultado de impuestos y obligaciones tributarias a pagar. Diego Plaza, analista financiero y tributario de Maxxa, comenta que “hay que recordar que el IVA se conoce por lo menos con 20 días de anticipación. De la misma forma podríamos tener montos estimativos respecto al impuesto a la renta, ya que estamos en fecha de poder conocer con bastante exactitud el resultado del monto que deberemos pagar en abril de este año. Al poder conocer la carga financiera adicional con tiempo, como PYME vamos a poder saber la problemática que tenemos, reconocerla y enfrentarla de una manera adecuada, conforme a los recursos que podamos generar en ese lapso de tiempo”. 

Evitar multas

Este periodo, dice Diego Plaza, es donde las empresas suelen estar más expuestas a pagar multas e intereses por no dar cumplimiento de los formularios que deben presentar ante el SII. “En esta línea, es clave saber los tiempos de vencimiento de declaraciones juradas, sueldos, y honorarios, entre otros, como las fechas máximas de entrega de información y de cumplimiento, tanto para el formulario 29, que es el IVA mensual declarado, como del formulario 22, que es el de renta”.

Y agrega: “Estos formularios, al presentarse de manera tardía o fuera de los plazos establecidos, tendrán que ser pagados con recargos que son reajustados según el IPC y los intereses respectivos. Entonces, al sortear estas multas, también vamos a estar evitando una sobrecarga adicional y sorpresiva que podría traer consecuencias muy nefastas para la PYME”. 

Mirar el futuro

Jordán establece que una de las claves es prever situaciones futuras para evitar sorpresas durante el año: “Lo fundamental es proyectar las situaciones que puedan alterar los gastos de la empresa. Por ejemplo, hay que pensar si podrán existir despidos durante el año o si habrá pérdida de inventario. Existen múltiples factores que podrían influir en un plan financiero que, de no ser anticipados, llevan a una empresa a la quiebra”.

Junto con esto, añade, es fundamental tener en cuenta el umbral de rentabilidad del negocio. Esto significa que las PYME “deben conocer a partir de qué cifra comienzan a obtener utilidades (punto de equilibrio) para evitar caer en insolvencia”.

Atención con el dólar

Durante febrero la divisa norteamericana ha bajado considerablemente de precio. Al cierre de este artículo, el dólar se encuentra en $ 790 aproximadamente. Es por eso que, explica Jordán, no hay que “confiar” en la estabilidad de esta moneda.

“En mediano plazo el valor del dólar podría subir, en vista a que el cobre bordea los US$ 4 la libra, y existen medidas gubernamentales vigentes. Cuando esto acabe esta moneda debería volver a subir, lo que conlleva a un aumento del valor de las importaciones”, comenta.

Las 4 claves del orden financiero

Ignacio Fuentes de Gael Cloud entrega los 4 pasos para comenzar a ordenar las finanzas de una empresa:

1) Entender mi negocio: es clave que los colaboradores estén alineados, entender qué es un contrato, qué es un cliente, qué es un gasto, qué es un costo, y así un sinfín de definiciones para que sea mucho más fácil la autogestión. Se debe definir qué es lo que quiero evaluar, revisar y ordenar, para que el proceso de “ordenar mis finanzas” tenga un propósito.

2) Definir y estandarizar un lenguaje de clasificación y comunicación: todas las personas de la organización deben hablar con el mismo lenguaje, determinar si cierto tipo de compra se clasifica con una u otra cuenta, si los tipos de compra se clasificaron según el proveedor o según la naturaleza de lo que se está comprando.

3) Definir responsabilidades y protocolos: esto suena muy académico o muy alejado de la práctica, pero la verdad es que es todo lo contrario. Por ejemplo: ¿quién es el responsable de vender dentro de la empresa?, ¿y de facturar?, ¿y de cobrar?, ¿quién está a cargo de autorizar los pagos?, ¿cualquiera puede comprar?, ¿se enviará un informe?.

4) Definir la herramienta: esto es fundamental luego de tener los puntos 1, 2 y 3 resueltos. Esto puede ser a través de correos electrónicos, herramientas de comunicación empresarial, sistemas de gestión de tareas, un ERP o un Excel compartido.